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Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“)

Nachfolgende Datenschutzinformationen geben Ihnen Auskunft über die unter www.dgaz.org durch die Deutsche Gesellschaft für AlterszahnMedizin e.V. (im Folgenden kurz: DGAZ) als datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) verarbeiteten personen­bezogenen Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sowie die Zwecke und Rechtsgrundlagen, auf denen sich diese Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) vollzieht. Die DGAZ kommt mit diesen Informationen zugleich Ihren datenschutzrechtlichen Informationspflichten nach, die dem Verantwortlichen gem. Art. 12, 13 DSGVO bei Datenerhebungen beim Betroffenen obliegen.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen nach DSGVO

Der Verantwortliche im Sinne der „DSGVO“ und der nationalen Datenschutz­gesetzgebung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Deutsche Gesellschaft für AlterszahnMedizin e.V. (DGAZ)
c/o Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik und Werkstoffkunde
Liebigstraße 12, 04103 Leipzig, Deutschland
E-Mail: sekretariat@dgaz.org
Telefon: +49 (0)341 – 97 21 304
Fax: +49 (0)341 – 97 21 319
Website: www.dgaz.org

Die DGAZ ist beim Amtsgericht Berlin mit der Registernummer VR 26121 B als gemeinnütziger Verein eingetragen.

Vertretungsberechtigte Personen (Vorstand der DGAZ):

Prof. Dr. Ina Nitschke, MPH [Präsidentin]
Bereich Seniorenzahnmedizin
Poliklinik für Zahnärztliche Prothetik und Werkstoffkunde
Medizinische Fakultät der Universität Leipzig
Liebigstr. 12, 04103 Leipzig,  Email: ina.nitschke@dgaz.org

Prof. Dr. Christoph Benz  [Vizepräsident]
Poliklinik für Zahnerhaltung und Parodontologie
der Universität München
Goethestr. 70, 80336 München, Email: christoph.benz@dgaz.org

Dr. Dirk Bleiel [Schatzmeister]
Im Sand 1, 53619 Rheinbreitbach, Email: dirk.bleiel@dgaz.org

Dominic Jäger [Schriftführer]
Kreisstraße 66, 59581 Warstein. Email: dominic.jaeger@dgaz.org

II. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

DGAZ-Datenschutzbeauftragter
Dr. Christian Rath [Generalsekretär]
Liebigstraße 12, 04103 Leipzig,

E-Mail: sekretariat@dgaz.org
Telefon: +49 (0)341 – 97 21 304
Fax: +49 (0)341 – 97 21 319

III. Grundsätzliches zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Was ist die „Verarbeitung personenbezogener Daten“?

Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind sämtliche Informationen, die sich auf die Lebensumstände einer natürlichen Person beziehen, also z.B. Daten wie Ihr Name, Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum usw. Darüber hinaus gelten auch sogenannte „Kenn-Nummern“ als personenbezogene Daten, sofern diese eindeutig Ihrer Person zugeordnet werden können, z.B. Ihre Telefonnummer, Ihre Mitgliedsnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kontonummer oder die IP-Adresse Ihres Computers.

Sofern derartige Informationen unkenntlich gemacht bzw. “anonymisiert” werden (z.B. im Rahmen wissenschaftlicher Studien) und nicht mehr Ihrer Person zugeordnet werden können, sind es keine personen­bezogenen Daten mehr. Unter einer „Verarbeitung personenbezogener Daten“ versteht man alles, was mit diesen personenbezogenen Daten passieren kann, also das Erfassen, Speichern, Anpassen, Ergänzen, Verändern, Abfragen, Übertragen, Abgleichen, Verknüpfen oder Löschen.

2. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:

  • Besucherdaten der Homepage, IP-Adressen, Geräte- und Domaindaten der Besucher und Besteller, Datum und Uhrzeit einer Anfrage, ggf. Zeitzonendifferenzen zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Daten­menge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware, Pfad der angeforderten Ressource, Information über Erfolg bzw. Weiterleitung bzw. Fehlerstatus des Zugriffs;
  • Kommunikationsdaten, wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Telefax­nummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben, insbesondere von Mitgliedern, Interessenten und sonstigen Personen, die Anfragen (z.B. über Kontaktformulare) an uns richten und/oder Bestellungen aufgeben;
  • Kontakt- und Adressdaten, wie Anrede, Titel, Vor- und Nachname des Berechtigten (z.B. des Bestellers von Produkten), Praxis-, Klinik- oder Unternehmensname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Adresszusatz;
  • Persistente Cookies, d.h. solche Cookies, die über den Zeitraum des Besuchs unserer Webseite für einen vordefinierten Zeitraum auf dem Rechner des Besuchers gespeichert werden [insbesondere Tracking-Cookies, wie Google Analytics, Webtrekk, eTracker, METIS-Zählmarken, der VG-Wort u.a.]
  • Session Cookies, d.h. solche Cookies, die mit Beendigung der Session oder bei längerer Untätigkeit oder beim Schließen des Browsers gelöscht werden;
  • Statistikdaten.

3. Empfänger personenbezogener Daten:

  • Mitglieder und Mitarbeiter*innen der DGAZ
  • Auftragsverarbeitende (wie technische Dienstleister, Anbieter von Tracking-Technologien usw.)
  • Patient(inn)en und interessierte Besucher der Webseite (insbesondere im Zusammenhang mit der Suche nach spezialisierten Zahnärzten/innen)
  • Betroffene

4. Verlinkte URL-Adressen

Im Rahmen der auf der Webseite der DGAZ verfügbaren Links zu anderen Webseiten (URL-Adressen), verlassen Sie die Webseite der DGAZ. Nach §13(5) TMG ist dabei die Weitervermittlung zu einem anderen Dienstanbieter anzuzeigen. Dieser Pflicht wird dadurch Rechnung getragen, dass die Links jeweils als URL angegeben und damit auch als Link zu erkennen sind. Verlinkte Seiten werden jeweils in einem eigenen Browserfenster geöffnet. Bei der Weiterleitung zu bzw. Verlinkung zu anderen Webseiten, liegt die technische Realisierung des Webangebots außerhalb des Verantwortungsbereichs der DGAZ. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass solche Drittanbieter möglicherweise sogenannte Tracker, Beacons oder Cookies verwenden, mit denen das Surfverhalten von Seiten­besuchern untersucht wird. Diesbezüglich wird jeweils auf die Datenschutzerklärung des entsprechenden Drittanbieters verwiesen. Es wird hier ferner explizit auf das sogenannte Facebook-Urteil des Schleswig-Holsteinischen Verwaltungsgerichts mit dem Aktenzeichen 8 A 37/12, 8 A 14/12, 8 A 218/11 verwiesen. Die DGAZ hat keinen Einfluss darauf, wie die verlinkten Seiten eingerichtet sind und welche Daten dort erfasst werden. Weiterhin hat die DGAZ auch keinen Zugriff auf Daten, die durch Dritte mittels Cookie, Tracker, Beacon oder anderer Methoden erfasst werden.

5. Wir verarbeiten Daten stets auf einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erlaubt, wenn eine Rechts­grundlage nach Art. 6 DSGVO besteht, also z. B. wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, wenn Sie eine Anfrage an uns tätigen oder wenn wir ein berechtigtes Interesse für die Verarbeitung geltend machen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten z.B. zur Abwicklung einer Bestellung von Arbeitsmaterialien, einer Anfrage oder Mitteilung, im Rahmen der Prüfung zum/zur Spezialisten/in für SeniorenzahnMedizin der DGAZ oder im Zertifizierungsprozess nach den Richtlinien der DGAZ. Dies umfasst z.B. Informationen zu Mitgliedsbeiträgen, Zahlungsrückständen, Veranstaltungen, Urkundenerstellungen und sämtlichen Prozessen, die im Vereinsleben von Bedeutung sind.

Wir benötigen jeweils Ihre Einwilligung (bzw. haben Ihre Einwilligung im Rahmen der Mitgliedschaft bereits früher erhalten) für alle Sachverhalte, welche über die eigentliche Abwicklung der Vereinsverwaltung hinausgehen, wie z.B. bei der  Veröffentlichung ihres Spezialisten/innen-Status oder bei Angaben zur  Zertifizierung ihrer Praxis/Klinik.

Eine Ausnahme für Ihr Einverständnis gilt in solchen Fällen, in denen die vorherige Einholung Ihrer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist, aber die Verarbeitung Ihrer Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. Neben Ihrer Einwilligung dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf der Basis berechtigter Interessen oder der Interessen einer „dritten Partei“ verarbeiten (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f.  DSGVO).

Ein berechtigtes Interesse unserer Vereinsarbeit und der zu diesem Zweck verbundenen Partner­organisationen besteht, z.B. beim Abgleich der Mitgliedschaft in anderen Fachgesellschaften (wie der DGZMK) oder bei Abfragen von Kontoständen bei unserem kontoführenden Institut.

Sofern wir berechtigte Interessen geltend machen wollen, erfordert die DSGVO, dass wir zuerst prüfen, ob nicht Ihre persönlichen Rechte und Freiheiten überwiegen.

6. Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig

Personenbezogene Daten zu Ihrer Person werden gelöscht, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden und keine der oben genannten Rechtsgrundlagen mehr besteht. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, welche die DGAZ beachten muss, kann zu einer längeren Aufbewahrung führen.

Wir können Ihre Daten länger aufbewahren, sofern Sie uns auch hierzu Ihre Einwilligung geben, wir ein berechtigtes Interesse daran haben oder eine höherrangige Rechtspflicht besteht, z.B. für Prüfungen durch die zuständige Finanzbehörde.

Sofern wir personenbezogenen Daten aus technischen Gründen nicht löschen können, werden Ihre Daten von einer weiteren Verarbeitung ausgeschlossen („gesperrt“).

IV. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Erhebung personenbezogener Daten und ihre Verarbeitung durch die DGAZ verfolgt nachfolgende Zwecke:

  • Erfüllung gesetzlicher Informations-, Mitteilungs-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten
  • Kommunikation mit Mitgliedern, Interessenten und Patienten/innen
  • Informationsbereitstellung und –vermittlung bzgl. der DGAZ und deren Leistungen
  • Durchführung von Prüfungsverfahren
  • Durchführung von Zertifizierungsverfahren
  • Betrieb und Optimierung des Internetauftritts
  • Zahnarztsuche, insbesondere von Spezialist(inn)en für SeniorenzahnMedizin
  • Akquise von Neumitgliedern

Die Erfassung von Daten dient ausschließlich der Vereinsarbeit. Bei Telefonanrufen, die nicht unmittelbar entgegengenommen werden können und die deshalb auf einen Anrufbeantworter umgeleitet werden, werden von Ihnen aufgesprochene Nachrichten vorübergehend gespeichert und mit Datum und Uhrzeit versehen. Gleiches gilt analog für Kontakte via Fax (z.B. Bestellfaxe für Informationsmaterialien) oder Email.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Typischerweise werden diese Informationen spätestens binnen Wochenfrist gelöscht oder unkenntlich gemacht. Im Rahmen von Prüfungs- und Zertifizierungsverfahren werden schriftlich eingereichte Unterlagen und auf andere Weise übermittelte persönliche Daten unmittelbar nach positivem Ausgang des jeweiligen Verfahrens gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet – sofern nicht höherrangige gesetzliche Anforderungen nach einer längeren Aufbewahrungsfrist bestehen; bei negativem Ausgang des jeweiligen Verfahrens geschieht dies verzögert nach einer Einspruchsfrist von 4 Wochen nach Mitteilung des Ergebnisses.

Wir haben Vereinbarungen mit externen Dienstleistern abgeschlossen (Bankinstitut, Web-Seitenbetreuung, Verlagshäuser etc.). In keinem Fall werden persönliche Daten unserer Mitglieder an diese Dienstleister übermittelt, die über die für die jeweilige Erfordernis notwendige Datenübermittlung hinausgehen.

V. Ihre Rechte

Sofern wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen – soweit Sie sich ausreichend identifiziert haben – als „betroffener Person“ gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber der DGAZ zu. 

1. Auskunftsrecht

Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, welche Ihre Person betreffen. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie gemäß DSGVO von uns Auskunft über eine Vielzahl von Sachverhalten verlangen wie etwa

  1. die Zwecke, zu denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
  2. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
  3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
  4. die geplante Dauer der Speicherung oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
  5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
  6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
  7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei Ihnen selbst erhoben wurden;

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, etwa im Rahmen einer internationalen Zusammenarbeit mit anderen wissenschaftlichen Fachgesellschaften. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer personen­bezogenen Daten, sofern diese Daten unrichtig oder unvollständig sind, beispielsweise im Zusammenhang mit der Führung akademischer Titel. Wir werden die Berichtigung unverzüglich vornehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

  1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestreiten für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  2. wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
  3. wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung zwar nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe der DGAZ und verbundener Partner gegenüber Ihren Gründen überwiegen. Wurde die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen wir diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person verarbeiten.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

Sie können von uns in bestimmten Fällen verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind in diesen Fällen dann verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen.

  1. Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;
  2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, oder es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
  3. Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor;
  4. Wir haben Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet;
  5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO, oder
  4. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, ohne dass Ihnen hier über die Verbindungskosten hinaus weitere Kosten entstehen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in diesem Fall nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für die DGAZ ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219, 10969 Berlin
Telefon: 030/13889-0
Telefax: 030/2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de